Blog - 10 dicas para ter uma gestão de compras estratégica Mazzucco Rótulos e Etiquetas

Para garantir qualidade na gestão de compras é essencial conhecer a demanda, orçamento e capacidade de estoque da empresa, definir processos claros de trabalho, fazer uma correta gestão de equipe, criar uma carteira de fornecedores confiáveis, alinhar compras, vendas e estoque e definir tarefas para o pós-venda.

 

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Você sabia que as compras de uma empresa podem chegar até 50% das suas despesas totais?

 

Pois é!

 

O setor de compras sozinho é responsável por tarefas de extrema importância como

• Análise de demanda, orçamento e estoque;
• Gerenciamento de solicitações e cotações;
• Pesquisas de mercado e fornecedores;
• Inspeção de qualidade;
• Recebimento de mercadorias e SLAs de atendimento. 

 

E não fazer uma correta gestão de compras pode causar problemas como:

• Compras caras, desnecessárias e de baixa qualidade (por falta de planejamento e má gestão de fornecedores);
• Problemas fiscais (por não verificar se o fornecedor está em dia com a Receita Federal/Estadual);
• E atraso na demanda (em consequência do atraso de entrega do fornecedor).

 

É por isso que o setor de compras da sua empresa precisa ser uma ferramenta estratégica para promover mais qualidade com menos custos.

 

Muito se fala sobre a importância de um bom time de vendas para conquistar o sucesso de uma empresa, então está mais que na hora de enxergar essa importância também no time de compras!

 

Quer aprender como garantir qualidade e eficiência na sua gestão de compras? Então veja essas 10 dicas que separamos para você dar um gás no seu time!

 

Aqui você vai ver:

 

10 práticas indispensáveis para garantir a qualidade da sua gestão de compras

1. Conheça a demanda, orçamento e capacidade de estoque da empresa
2. Defina processos de trabalho
3. Faça uma correta gestão de equipe
4. Crie uma carteira de fornecedores confiáveis
5. Determine critérios para a seleção de fornecedores
6. Alinhe compras, vendas e estoque
7. Planeje-se e compre com estratégia
8. Defina as tarefas para o pós-venda
9. Identifique erros
10. Monitore a eficiência do setor

 

Boa leitura!

 

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10 práticas indispensáveis para garantir a qualidade da sua gestão de compras

 

1. Conheça a demanda, orçamento e capacidade de estoque da empresa

 

Para garantir qualidade da sua gestão de compras, uma das primeiras coisas que o setor precisa ter é total consciência da demanda, orçamento e capacidade de estoque da empresa.

 

Se o seu setor de compras não tem isso, inicie o quanto antes um diagnóstico preciso de toda a sua cadeia de suprimentos. Verifique tudo o que pode ameaçar a produção e faça um planejamento completo com as melhorias a serem realizadas.

 

É imprescindível que o setor de compras tenha total controle e consciência sobre itens como:

• Requisições de compras feitas pelos funcionários da empresa;
• Demonstrativos periódicos de gasto por departamento;
• Dados de entrada e saída de mercadorias do estoque;
• Dados de fluxo de vendas;
• Prazos de entrega.

 

2. Defina processos de trabalho

 

O setor de compras é responsável por várias tarefas como: 

• Coleta dos pedidos;
• Análise de estoque, prazo e orçamento; 
• Pesquisa de mercado e identificação de potenciais fornecedores;
• Pedidos de orçamento;
• Avaliação de propostas; 
• Realização da compra; 
• Monitoramento da entrega;
• Inspeção de qualidade dos insumos adquiridos;
• E pagamento dos fornecedores.

 

E gerir tudo isso sem definir um dos processos de trabalho é impossível.

 

Por isso,

• Crie um manual de procedimentos e definição de prioridades de atendimento;
• Liste as tarefas necessárias; 
• Determine uma sequência de realização por dia, semana e mês; 
• Distribua as responsabilidades para cada membro da equipe; 
• E deixe toda essa ordem de trabalho exposta de forma que todo time possa ver, como em uma lousa ou por meio de um software que todos tenham acesso e possam dar check nas demandas que forem concluídas.

 

3. Faça uma correta gestão de equipe

 

Para garantir uma gestão de compras de qualidade, é importante que todos os membros do time trabalhem de forma alinhada e com ampla consciência de todo o processo.

 

Por isso, realize treinamentos periódicos com todos os funcionários para ter certeza que todos saberão aplicar no dia a dia as estratégias traçadas.

 

Além disso, não se esqueça de oferecer, a cada um deles, uma avaliação a respeito de seu trabalho. Se houver falhas, informe, e se houver evolução, reconheça e valorize. 

 

4. Crie uma carteira de fornecedores confiáveis

 

Para que o seu setor de compras seja estratégico e garanta os melhores resultados para  empresa, é necessário montar uma boa carteira de fornecedores.

 

Para isso, identifique, selecione e estabeleça um bom relacionamento com todos potenciais fornecedores da sua empresa.

 

5. Determine critérios para a seleção de fornecedores

 

Para garantir a total eficiência do setor de compras é preciso definir quais critérios são essenciais em um fornecedor.

 

Sabemos que preço, qualidade e prazo são itens importantes de se observar neste momento, mas existem muitos outros fatores como os valores da organização, estrutura, histórico, expertise, credibilidade, suporte, localização e flexibilidade.

 

Saiba mais sobre como selecionar os fornecedores ideais para sua empresa!

 

6. Alinhe compras, vendas e estoque

 

As demandas do setor de compras estão totalmente relacionadas as demandas do setor de vendas e do setor de estoque.

 

Veja:

 

Se o setor de compras adquire itens além da demanda e capacidade de vazão do setor de vendas, isso pode gerar acúmulo de insumos no estoque, o que representaria custos de armazenamento e risco de perda de mercadorias.

 

E o inverso também é negativo: se o setor de compras adquire itens abaixo da demanda do setor de vendas, isso geraria falta de insumos no estoque e atrasos na entrega para o cliente.

 

O estoque jamais pode estar vazio a ponto de faltarem insumos para produção ou itens para revenda e tampouco cheio ao ponto de materiais serem desperdiçados.

 

Ou seja o setor de compras precisa sempre olhar para trás, para o estoque, e para frente, para as vendas, e fazer uma balanço entre os dois.

 

É essencial que esses três times trabalhem juntos e considerem as necessidades um do outro para conseguir fazer a oferta máxima de produtos com o menor estoque possível.

 

7. Planeje-se e compre com estratégia

 

Com o planejamento certo é possível saber de antemão quando a empresa precisará de determinado insumo, cruzar esse dado com o prazo de validade da matéria-prima necessária e, se possível, realizar a compra com antecedência, fora dos períodos de alta procura, para economizar os recursos da empresa e criar um estoque estratégico. 

 

8. Defina as tarefas para o pós-venda

 

Não é porque a compra já foi efetuada que o trabalho do setor de compras acabou. De jeito nenhum!

Depois de finalizada a compra é preciso já ter um processo alinhado para acompanhar a entrega, verificar a qualidade dos insumos, realizar o pagamento dos fornecedores e já agendar o pedido do próximo lote, se necessário.

 

9.Identifique erros

 

No meio de todos esses processos de gestão, é essencial registrar quando qualquer erro acontecer, a fim de criar mecanismos para evitar que ocorram novamente.

 

Além disso, é importante também sempre deixar uma folga no processo, para que o setor seja capaz de absorver demandas urgentes que não foram previstas.

 

10. Monitore a eficiência do setor

 

Por fim, como última medida para garantir a qualidade da sua gestão de compras, recomendamos estar em constante monitoramento da eficiência do setor e buscando incluir práticas de melhoria sempre que for identificada uma oportunidade ou necessidade.

…

 

E é isso!

 

Conforme vimos, a qualidade da gestão de compras é tão importante quanto a gestão de vendas para garantir o sucesso de um empreendimento.

 

Esperamos que, com essas dicas, você consiga definir os melhores procedimentos para o seu setor de compras e assegurar compras estratégicas, responsáveis e rentáveis.

 

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